Hogyan intézhetők a számlák és átutalások teljesen automatikusan egy vállalkozói számlán?
Rengeteg felesleges terhet levehet egy vállalkozás és a könyvelője válláról a digitalizáció. Ehhez azonban először az igényeknek megfelelően kell bankot és számlázó programot választani. Megmutatjuk, mire képes az online számlázó rendszerek könyvelői és pénzügyi adatkapcsolata, és hogyan egyszerűsíti a Binx és a Számlázz.hu együttműködése a cégek és vállalkozók mindennapi adminisztrációját.
Ma már nem kell egy könyvelőnek vagy cégvezetőnek folyamatosan összenéznie a kibocsátott számlákat és a banki kivonatot vagy számlatörténetet. Ezt a fárasztó szinkronizációt elvégzik helyettük a szoftverek, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozói bankszámlákhoz.
Automatizált könyvelés és adatcsere
Egy korszerű online számlázó szoftver a kimenő és a bejövő számlák minden adatát online, automatikusan, közvetlenül képes elküldeni a könyvelő programnak. A bizonylatok adatait nem kell kézzel, papíron elvinni a könyvelőhöz, vagy letöltött fájlokat továbbítgatni. A számlák, díjbekérők, előleg- és végszámlák, sztornó bizonylatok vagy épp a banki tranzakciós adatok azonnal átkerülhetnek az online könyvelési rendszerbe.
Ez kiküszöböli a manuális adatrögzítésből eredő hibákat és a felesleges adminisztrációt. A könyvelő számára a fő előny, hogy a pénzügyi adatok és a banki tranzakciók szinte azonnal bekerülnek a szoftverébe, nem kell a vállalkozóra várni. (Azon rendszereknél, ahol még nincs teljes online adatszinkron, offline CSV-exporttal is támogatott az adatátvitel.)
Adatszinkronizáció és Autokassza a Binx-szel
A Számlázz.hu-nál elérhető automatikus adatszinkronizáció (Autokassza) elérhető a Binx és a Wise neobankok, illetve a CIB, az Erste, a K&H, a MagNet, az MBH (korábban BB, korábban MKB, korábban Takarék), az OTP, a Raiffeisen, és az UniCredit bankok ügyfelei számára. Az Autokassza célja, hogy ha a vevő átutalással fizet, az érintett számla státusza automatikusan kifizetettre váltson. Ha pedig díjbekérőt egyenlített ki a vevő, a számla automatikusan elkészül és kiküldésre kerül.
A rendszer a beérkező átutalások közleményét elemzi (számlaszámot, díjbekérő számot vagy rendelésszámot keresve), sőt, üres közlemény esetén a küldő bankszámlaszámot is ellenőrzi a számlamúltban.
Míg a hagyományos banki Open Banking kapcsolódásokat biztonsági okokból 90 vagy 180 naponta meg kell újítani, a Binx neobank esetében elegendő 365 naponta megújítani a Számlázz.hu és a számlavezető közötti kapcsolatot.
Lejárt határidejű, kifizetetlen számlák esetén a rendszer automatikusan képes fizetési felszólítást küldeni.
Az autokassza egyszerre több, különböző banknál vezetett számlaszámmal is működik, párhuzamosan. Egyes bankok esetében bankon belül több számla is összekapcsolható a számlázási fiókkal. Ilyen lehetőséget kínál a Binx, az Erste (George), a K&H Bank, a MagNet Bank, az MBH Bank, az OTP Bank, a Raiffeisen Bank, az UniCredit Bank, és a Wise. A bankszámlákat ilyenkor külön-külön kell összekötni számlázási fiókkal, és mindegyik összekapcsolásnak sikeresnek kell lennie.
Bejövő számlák és kimenő utalások
Nemcsak a bejövő utalások párosítása automatizálható, hanem a kimenő kifizetéseké is. A vállalkozáshoz beérkező, kifizetendő számlák párosítása a kimenő banki tranzakciókkal a Binx segítségével is gördülékenyen működik.
Sőt, jelenleg egyedülálló módon a Binxen keresztül érhető el az a funkció, amelynél a rendszer előre összekészíti a kimenő átutalást a beérkezett számlák alapján.
A vállalkozónak csupán be kell lépnie a Binx online felületére, és egyetlen kattintással jóvá kell hagynia az előkészített utalást. Nincs szükség adatmásolásra, számlaszámok manuális bepötyögésére vagy hosszas adategyeztetésre – a számlázás és a bankolás így válik valóban egyetlen automatizált folyamattá.
A cikk megjelenését a Binx támogatta.
A fenti cikkben szereplő megállapításokat a Biztos Döntés Kft. a releváns tények és körülmények lehető leggondosabb szakmai értékelése alapján igyekezett megfogalmazni. Ebből adódóan a fenti írás nem tényközlés, hanem a Biztos Döntés Kft. – megfontolt és felvállalt – szakmai véleményét jeleníti meg.
